Aunque no es exactamente un dispositivo en sí mismo, el almacenamiento en la nube es el tipo de almacenamiento más nuevo y versátil para las computadoras. “La nube” no es un lugar u objeto, sino un enorme conjunto de servidores alojados en centros de datos de todo el mundo. Cuando guardas un documento en la nube, lo estás almacenando en estos servidores.
Debido a que todo se almacena en línea, el almacenamiento en la nube no utiliza ningún almacenamiento secundario de la computadora, lo que te permite ahorrar espacio. El almacenamiento en la nube ofrece capacidades de almacenamiento significativamente mayores que las de las unidades flash USB y otras opciones físicas, lo que te evita tener que examinar cada dispositivo para llegar al archivo que busques.
Si bien las HDD y los SSD externos se preferían en un primer momento por su portabilidad, también se quedaron cortos en comparación con el almacenamiento en la nube. No hay muchos discos duros externos aptos para bolsillos y aunque, por supuesto, son más pequeños y ligeros que la unidad de almacenamiento interna de una computadora, siguen siendo dispositivos tangibles de los que debes encargarte.
La nube, por otro lado, puede ir contigo a cualquier lugar adonde vayas sin ocupar ningún espacio físico en absoluto y sin las vulnerabilidades físicas de un disco externo.
Los dispositivos de almacenamiento externo también fueron populares como una solución rápida para transferir archivos, pero por supuesto, solo son útiles si puedes acceder físicamente a cada dispositivo. La computación en la nube se esfuerza en un momento en que muchas empresas ahora operan a distancia.
Probablemente no enviarías una unidad USB al extranjero solo para enviar un archivo pesado a un colega, por lo que el almacenamiento en la nube actúa como un puente entre los trabajadores remotos y hace que la colaboración desde lejos sea algo muy sencillo.
Si olvidas llevar un disco duro con documentos importantes a una reunión, no hay mucho que puedas hacer aparte de volver y tomarlo. Si rompes o pierdes un disco duro por completo, es poco probable que recuperes esos datos. Estos riesgos no existen para el almacenamiento en la nube: tus datos están respaldados y se puede acceder a ellos en cualquier momento y lugar, siempre que tengas acceso a Internet.
Gracias a la sincronización inteligente de Dropbox, puedes acceder a cualquier archivo de Dropbox directamente desde tu escritorio; es como si tus archivos estuvieran almacenados localmente, solo que no ocupan espacio en el disco.
Conservar todos tus archivos guardados en Dropbox significa que siempre están a un clic de distancia, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y se pueden compartir en un instante.
Tenemos algunas ventajas de almacenar archivos en la nube:
1. Tienes más espacio físico
Cuando los servidores físicos eran la norma, el principal problema surgía cuando no había espacio suficiente.
Por ejemplo, si una empresa tenía un hardware con 100 terabytes de almacenamiento, cuando llegaba al límite de espacio, sólo había dos soluciones: borrar archivos —una solución temporal— o comprar otro hardware —una solución cara.
Con la nube, es posible contratar más espacio si llegamos al límite de almacenamiento y expandirlo de manera simple e inmediata. En otras palabras, almacenar documentos en la nube es perfectamente ajustable a las necesidades de cada empresa.
2. Compartes archivos con facilidad
Administrar archivos en la nube es más práctico y menos complicado que en un hardware. De hecho, las empresas que usan papel pierden mucho tiempo con trabajo repetitivo: impresión, revisión, plazos de aprobación y autenticación hasta la versión final de un documento.
Los documentos digitales hacen los procesos más ágiles, pues todas las etapas son realizadas desde un único sistema en línea. Estos documentos pueden ser firmados electrónicamente con seguridad, integridad y conformidad.
3. Guardas el histórico de los documentos
Aquí comprobamos cómo el uso de papel es engorroso. Imagínate buscando documentos en una sala llena de armarios, cajones y carpetas. Bien, esta es la imagen popular de la burocracia y la ineficiencia de los procesos.
Muy por el contrario, las empresas que prefieren la nube son más eficientes porque ya no necesitan hacer inversiones innecesarias en espacio físico y no se pierde tiempo buscando documentos: la búsqueda en línea presenta resultados inmediatos.
Efectivamente, un sistema en la nube puede separar documentos conforme a informaciones relevantes, como fecha de creación, envío, tipo de archivo, personas que han creado el documento, entre otros. Todo se hace con tan solo unos clics.
4. Tienes espacio seguro
La seguridad es un aspecto esencial para los documentos corporativos. El acceso no autorizado a archivos y contenidos confidenciales o sensibles no sólo genera pérdidas financieras, sino también perjudica la confianza de los clientes en la empresa.
La buena noticia es que la nube es segura y ofrece múltiples sistemas para garantizar que los documentos estén disponibles y protegidos. Por ejemplo, cada archivo tiene una copia creada por su dueño. Con al menos dos copias del archivo, no existe el riesgo de pérdida de archivos físicos. Por eso, aunque un servidor esta offline, ¡no te preocupes porque habrá otro disponible!
5. Tienes movilidad
Esta característica es muy simple de identificar, ya que la movilidad no es un concepto nuevo y significa que puedes acceder a tus documentos las 24 horas del día por medio de una conexión a Internet.
En un mundo conectado, esta es una gran ventaja porque podemos producir desde la oficina, tu casa o cualquier otro lugar.
Además, se pueden visualizar todas las actividades relativas a cada documento, facilitando la gestión de información; incluso es posible cerrar nuevos negocios fuera de la oficina, enviando nuevas propuestas comerciales o contratos para que sean firmados por nuestros clientes, ya que cualquier proceso es más simple con la aprobación en línea por medio de firmas electrónicas y eliminando el papel.
6. Menores costos operativos
Al utilizar el espacio de otra empresa para guardar nuestra información, no tenemos que invertir en nada más que en la renta del servicio, es decir, no tenemos la necesidad de operar por otros medios para respaldar nuestra información —siempre y cuando esté digitalizada—, reduciendo de esta manera los gastos de almacenamiento.
De hecho, la mayoría de los proveedores ofrece cierta cantidad de almacenamiento de forma gratuita; por ejemplo, Google regala a sus usuarios 15 GB en Gmail, Google Fotos y Google Drive.
Esto es un modelo freemium de negocios, donde nos regalan algo de muy buena calidad. Sin embargo, si queremos más almacenamiento, debemos pagar una mensualidad o anualidad que generalmente es muy accesible.
Según El Economista (periodico en línea), el 48% de las empresas en México hizo inversiones en productos y servicios de la nube. Del total de las compañías que están apostando por esta tecnología, el 30% dedicó parte de su presupuesto de Tecnología de la Información (TI) a nubes públicas y el 18% restante a privadas, todo debido a la reducción de sus costos operativos.
Además, de acuerdo con el Global Cloud Computing Scorecard 2018, México subió al lugar 13 en el ranking de las principales 24 economías de TI en el informe mundial que clasifica la preparación de los países para la implementación y crecimiento informáticos en la nube.
Utilizar estos servicios brinda mayores posibilidades de éxito, puesto que estarás manejando con la mejor tecnología de vanguardia en términos de almacenamiento.
7. Acceso a la información desde casi cualquier dispositivo
Si incorporamos documentos, videos, fotos o cualquier tipo de archivos en la nube, tendremos acceso a ellos desde casi cualquier dispositivo y, además, la mayoría de los proveedores nos permite subir, descargar y modificarlos en tiempo real.
Esto dependerá del sistema operativo y entre algunos de ellos encontramos:
Windows;
OS X;
iOS;
Google Chrome OS;
Android.
La tecnología de la nube protegerá tus archivos en caso de que falle tu dispositivo, pudiendo acceder a tus documentos con tu usuario y contraseña de forma segura.
Además, puedes organizar a tu preferencia los archivos dentro de la plataforma, pudiendo crear carpetas, accesos, cambiar los nombres, entre otras cosas.
Ejemplo: tienes un documento laboral de extrema importancia al que sólo tú tienes acceso y debes presentarlo al día siguiente.
Resulta que se dañó tu celular y no puedes acceder al almacenamiento de este, pero lo llegaste a subir a la nube, ¿Qué haces? Sencillo, te vas a tu computadora, ingresas con tu usuario y contraseña a la nube y ¡listo! Tendrás la información lista para descargar, modificar o compartir desde la plataforma.
8. No necesitas instalar un sistema complicado
Con este tipo de almacenamiento te puedes olvidar de todas esas instalaciones complicadas, pues es tan fácil como abrir el portal de tu navegador o dispositivo favorito, crear una cuenta y comenzar a subir documentos en la nube.
Aunado a esto, el proveedor es quien hará las actualizaciones regulares necesarias del servicio, es decir, no tendrás la necesidad de hacer un mantenimiento de los discos personales de tu computadora, teléfono móvil, tableta o cualquier medio que utilices para acceder o manejar tus datos.
9. Almacenamiento a la medida
La también denominada Cloud Computing —por su traducción al inglés—, ofrece diversos paquetes con la finalidad de adaptarse a cada tipo de usuario, desde aquellos que van a subir documentos de texto en la nube hasta los más hardcore que necesitan almacenar videos, música o grandes cantidades de carpetas e históricos.
Cada empresa tiene necesidades de almacenamiento distintas, ya sea porque maneja archivos muy pesados por la naturaleza del trabajo o porque tiene operaciones que requieren mucho orden y estructura.
Como hemos conversado, normalmente las plataformas ofrecen una cantidad de gigabytes gratuitos, por lo que no es necesario para todos los usuarios pagar una renta para disfrutar de un espacio acorde a sus requerimientos.
10. Optimización automática
Esta es una de las ventajas más importantes y que quizá no nos damos cuenta. Se trata de la optimización automática que brinda cada proveedor en su plataforma.
Ante la enorme competencia dentro de este sector, es común encontrar cada vez más aspectos que los diferencien entre ellos para atraer mayor cantidad de usuarios y afianzar la fidelidad de quienes ya lo utilizan.
Algunos ejemplos:
Dropbox: si utilizas este servicio, te habrás dado cuenta que es muy sencillo añadir atajos a las carpetas para que parezca que como si fuera tu escritorio, pudiendo acceder a los documentos de la nube de forma más rápida y sencilla.
iCloud: este servicio se encuentra preinstalado en todos los dispositivos de Apple, haciendo un backup de la mayoría de tu información de forma automática —salvo que lo canceles—, respaldando tus documentos en la nube para brindarte mayor accesibilidad y seguridad.
Google Drive: ofrece todo el pack de Google Docs, Slide, Sheets, fotos, entre otros.
Cada servicio de la nube ofrece experiencias distintas y dependerá de cada usuario cuál elegir para almacenar sus documentos en la nube.
11. Es un aliado del medio ambiente
El uso de la nube es un excelente aliado del medio ambiente. Gracias al almacenamiento de documentos en medios virtuales, estamos reduciendo los niveles de papel y, por consiguiente, disminuyendo la huella ecológica mundial, contribuyendo con el ecosistema y el ahorro de energía.
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